In dit blog gaat Bastiaan Burgwal van LoanStreet in op de voordelen van RGS en waarom hij enthousiast is over deze standaard.

Opvolgen:

Het kan bijna niet dat je er als kantoor niet van gehoord hebt: het Referentie GrootboekSchema, ofwel in het kort RGS. Het is één van de standaarden in de accountancysector. Waar andere standaarden nog wel eens moeilijk van de grond komen, wordt RGS met veel enthousiasme ontvangen door alle partijen in de keten. Ook veel van de softwarebedrijven die boekhoudsoftware ontwikkelen, bieden inmiddels de mogelijkheid om referentiecodes van RGS te koppelen aan het grootboekschema.

Werk je als kantoor nog niet met RGS, maar overweeg je dat wel, dan zal ik proberen in dit artikel je het laatste zetje in de goede richting te geven. Aan bod komen de voordelen van RGS en partijen waar RGS zorgt voor een verhoging van de efficiency. Bij LoanStreet zelf zijn we ook groot fan van RGS. Zijn er dan geen nadelen? Eentje wellicht; maar daarvoor is ook al grotendeels een oplossing.

De 3 grootste voordelen van RGS:

• Eenduidigheid. Alle administraties zijn gekoppeld aan een standaardschema, daardoor gaat het administreren efficiënter en eenduidiger.
• Inzicht. Gegevens worden beter vergelijkbaar en het biedt de kans voor overheden, banken en andere organisaties om u dashboard-informatie terug te leveren.
• Snelheid. Gegevens kunnen uitgewisseld worden tussen verschillende systemen, waarbij de interpretatie van de data in die andere systemen direct juist is.

Als kantoor kun je jezelf natuurlijk afvragen of er echt de noodzaak is om data uit te wisselen met andere systemen. Ik durf te zeggen dat die er is en dat die steeds groter gaat worden. Zo vindt er steeds meer gestandaardiseerde digitale gegevensoverdracht plaats met overheidsinstanties als de belastingdienst en het CBS, een trend die we ook bij banken zien. Deze gegevensuitwisseling verloopt via Standard Business Reporting (SBR). Daarnaast ontstaan in het ecosysteem om boekhoudpakketten heen steeds meer handige applicaties, die op basis van de boekhouddata je leven eenvoudiger en productiever kunnen maken.

Bekijk ook de animatie: RGS in twee minuten

Veelgebruikte applicaties die RGS ondersteunen:

• Boekhoudsoftware zoals Exact Online, Minox, SnelStart en Twinfield.
• Rapportage- en jaarrekeningsoftware zoals Visionplanner, MLE Samenstel en CaseWare
• De marktplaats voor zakelijke financiering van LoanStreet

LoanStreet & RGS

Bij LoanStreet zijn we ook groot fan van RGS, je krijgt namelijk altijd de juiste financieringsopties te zien. We merken ook de voordelen voor kantoren die onze app gebruiken. Dat is alleen maar toegenomen nadat we het gratis portfolio-dashboard introduceerden. Hiermee kun je direct zien welke klant financiering nodig heeft en vervolgens bij welke financier het mogelijk is om de financiering te krijgen. We gebruiken slimme algoritmes om te detecteren of er bij een onderneming een financieringsbehoefte gaat ontstaan. Dan kan een kantoor proactief haar klanten benaderen. En je kunt je voorstellen dat als je één financieringsaanvraag doet en de data moet controleren, dit nog wel te doen is. Als je bij al je klanten echter de financieringsbehoefte monitort, is het onbegonnen werk om de data steeds te controleren.

Bovendien sluit je aan in een rijtje van steeds meer kantoren die de voordelen van RGS ervaren. Van klein tot groot. Van DRV tot Bervoets en van DKL tot Amolé.

Het nadeel: de eenmalige investering in tijd

De enige reden waarom kantoren RGS nog niet geïmplementeerd hebben, ook al biedt de boekhoudsoftware de mogelijkheid, is meestal de investering. Alle administraties en de individuele grootboekrekeningen moeten gekoppeld worden aan een RGS-referentiecode. Ik weet uit ervaring hoe dit proces werkt binnen boekhoudsoftware en dat is inderdaad nog niet het meest gebruiksvriendelijke proces. Je zou het kunnen bestempelen als ‘monnikenwerk’, iedere administratie openen en de individuele rekeningen koppelen.

Analys.io, tegenwoordig onderdeel van Visionplanner, heeft hier een slimme tool voor ontwikkeld: De RGS LabelMaker. Deze voert een analyse uit op de grootboekrekening en doet een suggestie voor een RGS-referentiecode, die vervolgens automatisch in de boekhoudsoftware geplaatst kan worden. Ook met die tool vraagt het nog om een tijdsinvestering, maar vergeet niet dat die investering eenmalig is. De voordelen van werken met RGS blijf je als kantoor structureel behouden.